印章档案管理

印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案可分为实用印章和艺术印章。

1.印章档案的收集

档案馆接收和征集印章档案的范围包括：本级各机关、团体、社会组织使用期结束，具有永久保存价值的印章；属于本馆接收档案范围的中华人民共和国成立以前各机关、团体、社会组织、企业、事业单位使用过，具有永久保存价值的印章；在当地出生或工作过的社会著名人士使用过的个人实用印章；反映本地区各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章；与本馆馆藏相关的其他印章。

档案室应将本单位及内设机构使用期结束的印章及时收集归档。属于档案馆接收范围的印章档案，应与相关纸质档案一起向档案馆移交。

严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无保存价值的印章，不列入收集范围。

2.印章档案保管期限的划分

印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。

社会著名人士使用过的个人实用印章、反映本地区各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。

3.印章档案的整理

根据《印章档案整理规则》（DA/T40），印章档案的整理包括以下步骤与方法：

（1）清洗编号

将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油污，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干，然后贴上临时标签，编制流水编号。

（2）制作卡片

按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的临时流水编号。

（3）鉴定考证

通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材和印纽，比较印章规格式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，并确定印章的保管期限。考证结果可直接记录在卡片上。文字内容较多，正面书写不下时，可在卡片的背面接续书写。

（4）分类排序

印章档案在整理过程中，一般可根据印章档案的历史时期（中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企事业单位等）或人物类别等特征组织分类。艺术印章可按作者进行分类。

印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次——机构（或人名字顺）——形成时间顺序组织排序；相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次——作者（人名字顺）——形成时间顺序组织排序。

（5）分拣装盒

按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，逐一装盒，并编制备考表。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。

（6）制作印模

盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。钢印可直接在80克以上的平板纸上压制印模。

放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

（7）编制档号

印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排列位置。印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“—”混合编制。连续书写时，格式为：印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号。

（8）编制检索工具和整理说明

印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。按照印章档案整理后的排列顺序，通过将卡片上相关信息著录下来，编制印章档案保管目录。

著录项目包括：保管期限、分类号、枚号、印文（边款）内容、使用起止时间、印材、备注等。盖有印模的卡片和汇编成册的印模集，经标引档号和相关检索标识后，可组成相应的印章档案检索工具。机读目录应全面揭示印章档案的内容和形式特征，并配有电子印模图形。